Pour les entreprises de petite et moyenne tailles, la gestion des stocks en temps réel est indispensable pour piloter l’activité. Avec l’essor du e-commerce, la volumétrie des références et des commandes s’intensifie. Elle se complexifie aussi quand il faut l’interfacer avec les points de vente. La gestion “papier – stylo” est fastidieuse, voire dépassée. Des alternatives s’offrent alors aux entreprises : les tableurs, dont Excel ou les outils LibreOffice ! Mais, est-ce vraiment de bonnes solutions ? N’est-il pas temps de passer à l’étape suivante ?
TPE/PME : Excel et la gestion des stocks
La gestion du stock permet de disposer d’une visibilité en temps réel de la quantité des produits disponibles, des matières premières, des commandes, approvisionnements… Une mauvaise gestion peut avoir un impact immédiat sur la santé financière de l’entreprise. C’est donc un processus stratégique pour tous les dirigeants.
Il existe évidemment des logiciels spécialisés dans la gestion de ces stocks, les WMS par exemple pour Warehouse Management System. Cependant, leur acquisition coûte cher et ils ne sont pas toujours adaptés aux petites structures qui ont besoin d’agilité, et d’un outil répondant aux problématiques terrain spécifiques. Beaucoup optent donc pour des tableurs comme Excel, Numbers ou encore libreoffice, le célèbre tableur de Microsoft en oubliant souvent qu’il existe des alternatives open source tout aussi efficaces comme LibreOffice. Utilisé par une multitude métiers dans l’entreprise, le tableau présente des coûts moindres et s’avère en apparence plus flexible qu’un logiciel métier.
Ses fonctionnalités sont étendues : possibilité de calculer automatiquement la gestion de l’inventaire grâce à la formule “Somme”, tri permettant de classer les produits selon des critères pour une meilleure lisibilité, absence de limites de volume, fichiers facilement partageables, réalisation de graphiques pour faciliter les analyses…
Gestion des stocks : quelles sont les limites des outils maison ?
Utiliser des tableurs comme Excel offre effectivement de nombreux avantages. Cependant, le logiciel présente rapidement ses limites. Nous en avons répertorié six principales :
- La connectivité avec les outils métiers ou le site internet : le célèbre tableur ne s’interface pas avec d’autres solutions numériques : comptabilité, site internet, crm… Il faut donc ressaisir l’information dans les outils concernés.
- La sécurisation des données : il est possible de verrouiller des cellules ou de définir des macros pour sécuriser les données. Cependant, il suffit de dupliquer un fichier pour pouvoir modifier les datas. La sécurité n’est donc pas garantie.
- L’absence de mise à jour automatique : pour bien gérer les stocks, la mise à jour régulière des données concernant les approvisionnements, ventes, l’utilisation de matières premières… est nécessaire. Or la mise à jour d’Excel (ou autre outil bureautique) s’effectue manuellement. C’est un investissement en temps important.
- La fiabilité des datas : cet aspect est lié à la sécurisation des données et aux saisies manuelles. Les tableurs ne signalent pas les données incohérentes, ce qui ne permet pas de les identifier et de les corriger rapidement.
- L’absence de visibilité globale : l’absence de mise à jour en temps réel pénalise la vision globale à un instant T. De plus, la multiplicité des fichiers et des échanges contribuent à l’obsolescence des données pourtant intégrées à l’inventaire des stocks.
- L’absence d’automatisation de processus : sans connectivité avec d’autres outils de l’entreprise, les tableurs ne réalisent aucune mise à jour de données (quantités disponibles, références…). De plus, il ne génère pas automatiquement non plus de rapports ou d’analyses. L’utilisation des outils de bureautique implique l’intervention humaine tout au long des processus.
Gestion des stocks TPE/PME : l’ERP comme solution
Pour pallier ces limites et mieux gérer les stocks, une alternative simple existe : l’ERP ! En effet, cette solution est aujourd’hui considérée comme étant la colonne vertébrale d’une entreprise. Grâce à un module dédié de gestion des stocks, l’ERP permet :
- de disposer d’une vision en temps réel de l’activité de l’entreprise, des différents stocks et des événements à venir.
- de s’adapter aux besoins concrets de gestion des stocks de l’organisation, et non le contraire comme avec les outils maison (méthode de gestion PEPS ou ABS, multi points de vente…).
- de gagner du temps. Une bonne gestion es stocks permet d’éviter les situations où le produit apparaît comme présent, “en stock”, mais reste introuvable dans l’entrepôt. L’inventaire est disponible en temps réel, sur tous les supports (mobile, tablette, ordinateur).
- de disposer de données fiables et à jour. Avec une solution unique pour tous les métiers de l’entreprise, les informations sont stockées au même endroit, permettant de réduire les erreurs de ressaisie et de fiabilité. L’ensemble de l’entreprise dispose du même niveau d’information dans l’entreprise. De plus, il est possible d’interfacer l’ERP au site Internet, afin de mettre à jour en temps réel le stock des différents points de vente.
Cependant, attention ! Tous les ERP ne conviennent pas à toutes les entreprises. Il est important de choisir un outil adapté à sa taille, ses besoins, son budget… et de bien penser le déploiement. Un ERP comporte une multitude de fonctionnalités, toutes n’ont pas besoin d’être déployées en même temps. Si vous êtes une TPE ou une PME rencontrant des problématiques récurrentes de gestion des stocks et de tableurs fourre-tout, optez pour une solution agile, flexible et intuitive comme Easya, un logiciel Open-Source basé sur le socle technologique de Dolibarr. Vous avez un projet ? Discutons-en !
