Les ERP sont conçus pour un meilleur partage de l’information au sein d’une entreprise. Grâce aux différents modules proposés, chaque métier peut travailler directement sur le même logiciel, permettant de disposer de données fiables et actualisées pour un pilotage toujours plus juste de l’activité. Ceci vaut également, et surtout, pour les processus comptables. Et c’est un véritable plus, car la fonction est en perpétuelle évolution et doit relever toujours plus de défis au quotidien. Voyons comment dans ce nouvel article.
Les challenges comptables des entreprises
Les entreprises qui internalisent tout ou partie de leur comptabilité doivent pouvoir compter sur des équipes formées sur la complexité et les réglementations comptables. Pourtant, rares sont les PME qui disposent d’un expert-comptable en interne. Ces processus sont souvent assurés par des comptables, accompagnés par un cabinet externe.
En parallèle, les services comptables doivent assurer la comptabilité du quotidien : enregistrer les transactions, publier les entrées, vérifier le solde après clôture, présenter les états financiers… À la clôture de l’exercice, de nombreux travaux génèrent des écritures d’inventaire ou de régularisation (dotation aux amortissements par exemple). Un travail colossal qui permet d’évaluer la rentabilité de l’entreprise pour prendre les bonnes décisions et qui est l’aboutissement du processus de gestion de la comptabilité.
Difficile de réaliser tout cela sans les outils adaptés. L’un des défis des comptables est alors de digitaliser leur fonction et de s’équiper de solutions ergonomiques, performantes et efficaces.
Les solutions comptables à disposition des PME
Pour surmonter ces challenges, plusieurs solutions s’offrent aux PME :
- Externaliser l’ensemble de la comptabilité : cela permet de disposer des compétences d’un expert-comptable pour les processus les plus complexes et ainsi s’assurer de la conformité des différentes activités.
- S’équiper d’un logiciel comptable : il existe aujourd’hui de nombreuses solutions digitales pour les comptables. Elles permettent d’automatiser certains processus, de couvrir l’ensemble des activités comptables, sont mises à jour pour s’adapter aux évolutions réglementaires ou encore aux exigences sectorielles. Cependant, ces outils nécessitent une maturité digitale assez élevée ou des formations poussées, ce qui n’est pas toujours adapté aux besoins de l’entreprise.
- Opter pour un module comptabilité dans l’ERP existant : cette alternative permet de disposer d’un module comptabilité, assez simple à utiliser et proposant les fonctions basiques. Cela permet de disposer des informations de l’ERP et de les mettre à disposition de l’entreprise, sans multiplier les déploiements d’outils.
Bien évidemment, chaque solution correspond à un besoin précis et s’adapte aux attentes des entreprises, à leurs challenges et compétences internes. Parfois, les trois solutions sont envisagées, parfois une suffit.
Communication avec votre expert-comptable : comment l’améliorer ?
Presque toutes les PME font appel aux services d’un expert-comptable pour les processus difficiles à internaliser. Chaque acteur utilise son outil et il est parfois difficile d’assurer la communication entre les solutions. Les solutions comptables déployées en entreprise sont parfois fermées et ne permettent pas à l’expert de disposer des informations utiles, même si cela évolue dans le bon sens. Si les organisations ne disposent pas d’outil digital, l’expert-comptable doit intégrer les données dans son logiciel, donc perdre du temps et le facturer à l’entreprise. Avec un module comptable ou une solution permettant d’exporter ces données, 99 % du travail est fait et l’expert dispose des informations nécessaires pour avancer dans son travail et gagner en efficacité. Seulement si les données sont déjà au bon format et disponibles.
Les modules comptabilité de certains ERP sont pensés dans ce sens, offrant une interconnexion facile avec les outils de l’expert-comptable et favorisant la collaboration.
Pourquoi opter pour le module d’export comptable d’Easya ?
Chez Open DSI, nous savons à quel point la comptabilité est centrale pour les PME. Nous avons donc concentré nos efforts pour proposer des fonctionnalités de comptabilité performantes au sein de l’ERP Easya Solutions. Ce module est directement intégré à la solution et propose un espace de stockage unique pour l’ensemble des collaborateurs. Terminées les saisies et ressaisies, tout est centralisé ! Le module est flexible, dynamique et pérenne (car open source). C’est d’autant plus important que les utilisateurs ne sont pas toujours des profils IT. Grâce à la gestion semi-automatique des flux comptables, les processus sont plus rapides et les données directement intégrées dans les outils de l’expert-comptable qui gagne un temps précieux.
De plus, chez Easya, nous disposons d’une véritable connaissance métier, permettant de répondre à des besoins terrain concrets exprimés par nos clients. Enfin, le déploiement de la solution est rapide, ce qui rassure ses utilisateurs, quelle que soit leur maturité numérique.
Bien évidemment, le module d’export comptable ne remplace pas une solution comptable dédiée. Cependant, il est intégré à l’ERP qui offre d’autres modules avec lesquels il communique pour la logistique commerciale, la gestion de production, le CRM, le suivi financier ou des stocks… Un vrai gain de temps et de performance pour les entreprises.
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