Votre outil Easya Solutions, c’est le nôtre, c’est le vôtre : cet adage ne se porte jamais aussi bien que lorsque nous annonçons des nouveautés. Ces nouvelles fonctionnalités proviennent directement de vos besoins, en matière de comptabilité. Constatés au quotidien avec les différents échanges que nous avons avec nos clients.
Les nouveautés présentées ci-dessous sont également disponibles sur Dolibarr qui vient de sortir en version 14.
Ajout d’un import au format FEC (Fichier des Écritures Comptables)
Il est désormais possible d’importer un fichier au format FEC avec l’outil classique d’import de Dolibarr.
Note : Il est néanmoins important de retraiter les séparateurs de montant « , » en « . » avant l’import du fichier texte car il faut utiliser l’import de type CSV. Lors de l’import, il vous sera demandé le type de séparateur de colonne, ce dernier est de type « » (tabulations) et le fichier FEC contient le nom des colonnes donc il faut importer à partir de la ligne 2 du fichier.
Ajout d’une colonne “DateLimitReglmt” dans les exports au format FEC
Tous les formats FEC disposent désormais d’une nouvelle colonne “DateLimitReglemt”. Il s’agit d’une colonne non obligatoire mais c’est une donnée souvent demandée.
Note : Pour l’import dans certains logiciels (Sage I7 notamment), l’information telle que l’échéance de règlement est nécessaire à l’établissement de la TVA. Vous bénéficierez désormais de cette information directement dans votre fichier FEC.
Ajout d’un sélecteur “multi-journal” partout dans le module comptabilité
Auparavant, pour sélectionner un journal, il vous fallait connaître le code du dit journal et potentiellement jouer avec le séparateur ” | ” pour trier sur plusieurs journaux. Grâce à Scopen (Merci !), maintenant, vous avez partout dans la comptabilité un sélecteur multi-journal qui est très pratique.
Au passage, ce même sélecteur a été ajouté sur la balance.
Clôture des comptes annuels : validation des écritures comptables
En lien avec le format FEC qui demande à ce que soit validé les opérations comptables (notamment lors de l’établissement de la déclaration de TVA), vous disposez désormais d’un nouveau menu “Clôture” vous permettant de valider vos écritures comptables.
En cliquant sur le bouton “Valider les mouvements”, vous ouvrez la fenêtre suivante :
C’est une première étape vers la clôture annuelle, la seconde étape à venir dans les futures versions sera de procéder à la clôture complète avec la génération d’une balance d’ouverture d’exercice.
Note : Une opération validée ne pourra plus être modifiée ni supprimée
Ajout d’un popup de confirmation lors de l’export depuis les journaux comptables
Reprenant le point précédent, dans les journaux, lors de l’export de la liste des opérations de vos données au format désiré, vous avez la possibilité via une fenêtre dédiée de noter les écritures comme exportées et / ou validées.
Par le passé, pour avoir un export “brouillon” des écritures, il fallait se rendre dans les pages qui préparaient les données avant leur intégration en comptabilité mais ce brouillon ne générait pas les écritures au format d’export sélectionné. Avec l’ajout d’un popup de confirmation, vous pouvez désormais exporter vos données sans pour autant les noter comme exportées ou validées. Cela permet de vérifier et tester avec votre comptable préféré.
Cette fonctionnalité a donc pour but de supprimer l’ancienne fonction d’export brouillon.
Note : Une opération exportée ne peut pas être modifiée et Une opération validée ne pourra plus être modifiée ni supprimée
Ajout d’un plan comptable des comptes auxiliaires
Afin d’apporter plus de clarté sur un point qui peut déranger les comptables pure souche, un plan comptable des comptes auxiliaires a été ajouté avec une note importante en haut de page.
“Attention, vous ne pouvez pas créer directement un compte de tiers (compte auxiliaire), vous pouvez créer un tiers ou un utilisateur et lui assigner un compte comptable pour le retrouver dans cette liste”
Pourquoi cet ajout ? Nous avons retrouvé le cas où des comptes de tiers étaient créés à tord, en comptes généraux.
Les utilisateurs du module comptabilité posaient souvent la question de savoir comment créer un compte auxiliaire à contrario des comptes généraux disponibles dans le plan comptable classique.
L’ajout d’une liste propre simplifiera la compréhension de ce point particulier qui peut entraîner des problèmes pour la bonne tenue d’une comptabilité.
Et bien d’autres points…
Définition d’un compte comptable de vente / achat au niveau du tiers (plus communément appelé niveau “3”)
Ajout de la constante : ACCOUNTANCY_USE_PRODUCT_ACCOUNT_ON_THIRDPARTY
Permettant de déclarer un compte général de produits / charges directement dans la fiche du tiers afin d’être plus précis quand à l’affectation d’une ligne libre ou bien pour un classement différent qui sera repris sur l’affichage du bilan.
Multi-entités – possibilité de définir des comptes de ventes / d’achats différents sur un produit ou une fiche tiers (alias “per_entity”)
Ajout des constantes :
- MAIN_PRODUCT_PERENTITY_SHARED
- MAIN_COMPANY_PERENTITY_SHARED
Jusqu’à présent, avec le module multi-entité, lorsque vous partagiez des produits ou des tiers et que vous utilisiez le module comptabilité. Vous aviez un seul et unique espace pour l’affectation des comptes de ventes et ou achats. Ce qui veut dire que lors de la ventes d’un produits disponibles sur plusieurs entités mais avec des comptes de ventes différents ou plan comptable différents, il n’était pas possible de travailler car l’entité qui affectait le compte comptable dans la fiche du produit, prenait le pas sur toutes les autres entités.
Ce problème est résolu avec la mise en place de ces constantes. Désormais les données seront stockés dans une sous table (Par exemple : llx_product_per_entity ) afin d’avoir un espace de stockage de l’information comptable pour chaque entité.
La première constante, vous l’aurez deviné s’occupe du partage des produits et l’autre des tiers en lien avec la nouvelle fonctionnalité présenté juste au dessus.
Voilà, nous espérons avoir apporté un peu plus de clarté quant aux nouveautés apportées à Easya Solutions et à Dolibarr dans sa version 14.
L’équipe OpenDSI reste bien sûr à votre disposition !
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’Easya Solutions et les bénéfices qu’elles peuvent vous apporter, n’hésitez pas à nous contacter.
